Communauté de Gapé Kové

 Microprojets : Construction de 02 bâtiments scolaires à Gapé Kové   -  GAPE (Préfecture de ZIO)   

1) - Construction d’un bâtiment scolaire avec une véranda, une direction et un magasin  ;   2)  -  Construction d’un bâtiment scolaire avec une véranda et sans direction

 Communauté bénéficiaire:     GAPE  KOVE   -    Canton de : GAPE (Préfecture de ZIO)                                                                                                             

Le Gouvernement Togolais et la Banque Mondiale à travers la mise en œuvre du Projet de Développement Communautaire (PDC), visent à doter les communautés concernées des moyens techniques et méthodologiques pour la résolution de leurs problèmes prioritaires dans le cadre du développement communautaire. Dans le cadre de la mise en œuvre de ce Projet de Développement Communautaire (PDC)  exécuté par AGAIB/RM, les communautés ont bénéficié de microprojets de construction des infrastructures. Dans cette optique, les membres des communautés bénéficiaires sont appuyés et accompagnés en vue d’une bonne organisation pour une gestion efficace des microprojets.

La communauté de GAPE KOVE (ZIO) a  bénéficié de  la construction d’un bâtiment scolaire avec une véranda, une direction et un magasin et d’un bâtiment scolaire avec une véranda et sans direction. Le village est facile d’accès en toute saison. L’effectif de la communauté (nombre d’habitants du village) est d’environ 1036 habitants.   

Le processus global a commencé en septembre 2009 avec la signature de contrat pour la formation des membres de la communauté sur des modules donnés.  Ensuite, un autre contrat a été conclu pour l’accompagnement de la communauté en vue de a construction des ouvrages.  

La mission qui incombe au consultant dans le cadre de ce contrat est d’appuyer la communauté concernée de Gapé Kové dans tout le processus de la mise en œuvre du microprojet, en l’occurrence, le processus de financement, l’identification et la formulation des besoins prioritaires à adresser à  AGAIB.

Le présent document est le troisième et dernier rapport d’activités d’appui accompagnement : il expose les activités réalisées durant ce processus; les difficultés rencontrées ont été évoquées ainsi que les approches de solution apportées sont exposées.  Nous exposons  dans le présent rapport final, les objectifs et les activités réalisées dans le cadre de cet appui.

Objectif général :  L’objet de la  présente mission est la prestation des services d’appui administratif, technique et financier à la Communauté bénéficiaire/ CVD de Gapé Kové dans le cadre de l’exécution du microprojet.

 Objectifs spécifiques :  L’intermédiaire assistera la communauté / CVD dans la mise en œuvre du microprojet notamment :

• Suivre  l’utilisation des fonds apportés par l’Agence conformément aux dispositions du présent contrat et au Budget présenté dans le Document du Microprojet tenu en Annexe, appliquant une gestion administrative, financière et technique appropriée.
• Œuvrer pour la bonne exécution du microprojet.  L’intermédiaire s’engage à apporter son assistance au Bénéficiaire et à l’Agence pour réunir les conditions nécessaires à une exécution du microprojet dans leur meilleur intérêt et suivant les dispositions des différents contrats et du Manuel d’Exécution du PDC ;   
• Veiller à ce que le Bénéficiaire mette en place sa contribution au microprojet équivalente à au moins 5%  du Don de l’Agence pour le microprojet.
• Assister la Communauté /CVD dans la tenue de registres séparés sur lesquels seront inscrits toutes les entrées et dépenses au titre du microprojet et relatives aux contributions de l’Agence et de Communauté.
• Veiller à ce que toutes les obligations contractées et tous les décaissements effectués soient documentés de manière satisfaisante ;  appuyer la communauté /CVD à assurer un bon classement des originaux des factures et reçus et tout autre document ayant rapport à une transaction du compte du microprojet dans des cahiers mis à la disposition de la communauté, ceci à des fins de contrôle ; 
• assurer le suivi administratif de la mise en œuvre du microprojet par la Communauté /CVD et/ou par tout entrepreneur ou prestataire.
• Aider à faire la situation réelle de la contribution des bénéficiaires

L’approche des interventions a mis l’accent sur les échanges de savoir-faire et des expériences, c’est-à-dire  la méthode d'apprentissage  par l'expérience basée sur l'expérience des bénéficiaires : il s'agit d'utiliser l'expérience  des participants qui stimule l'apprentissage. L’analyse avec les membres permet de discuter de l'expérience des groupes cible par le partage de leurs observations et réflexions. Il s'agit aussi de modifier le comportement ancien : opérationnaliser  et imprimer  une nouvelle façon de faire.   

Les activités de renforcement de capacité  des  membres de CVD et du comité de gestion ont été exécutées. Au total 16 personnes sont formées pendant cinq jours sur les thèmes suivants :

1.Les procédures de passation de marché  par  les communautés. 2.Rôles et responsabilité du CVD et des commissions spécialisées. 3.Gestion des infrastructures et  équipements socio collectives; 4.Normes techniques de construction; 5. Cadre de gestion environnementale et sociale et de réinstallation. 6.Activités Génératrices de Revenus (AGR)

Ainsi  la formation sur Les procédures de passation de marché  par  les communautés a  permis à la communauté de choisir l’entreprise qui doit effectuer les travaux ; celle sur les rôles et responsabilité du CVD et des commissions spécialisées a donné l’opportunité aux membres de CVD de mieux prendre conscience de leurs tâches spécifiques à chaque phase du processus de développement; la formation sur la Gestion des infrastructures et  équipements socio collectives a, elle, favorisé la mobilisation des matériaux locaux de construction, la main d’œuvre locale et les ressources financières grâce à une organisation adéquate instaurée par le comité de gestion; celle sur les normes techniques de construction a réveillé les membres du comité de gestion et de suivi de la communauté à rechercher la qualité du travail. Le plan de construction, le suivi du calendrier des travaux et le dosage des matériaux ont été les aspects clé ayant retenu l’attention des membres de la communauté en charge du suivi contrôle de chantier. La maîtrise du plan de construction du bâtiment scolaire par la communauté et la recherche de qualité, a entraîné la démolition du chaînage du bâtiment avec direction pour y apporter les modifications adéquates pour être conforme aux prescriptions techniques.  

La méthode pédagogique utilisée au cours des séances de formation est celle basée sur l’illustration. L’approche méthodologique utilisée est basée sur le principe de participation. Le formateur a fait recours à la méthode de questions - réponses pour communiquer et échanger avec les participants. L’exposé et les explications des contenus des modules, puis l’utilisation des cartes ont facilité la communication entre le formateur et le groupe des participants qui ont maîtrisé les messages apportés. La méthode de brainstorming a constitué aussi un moyen pour les participants de prendre librement la parole pour exprimer leurs opinions ou points de vue. Pour faire participer tout le monde des tours de table ont été réalisés par moments. 

Supports pédagogiques utilisés:  La transmission des messages est faite à partir des illustrations ou des documents divers. Les supports sont relatifs aux différents thèmes abordés.

 Capacité d’assimilation des participants:  Les échanges sont exécutés en Ewé et les thèmes n’ont pas requis de la part des participants de conditions intellectuelles qui ne soient à la portée des apprenants ; la méthode de recherche active au sein du groupe qui est mise en pratique a permis aux participants de bien comprendre les thèmes abordés.

V -  Description   des   travaux de construction des bâtiments scolaires  

Les travaux dans le cadre du microprojet sont: Lot 1 :   construction d’un bâtiment scolaire avec une véranda, une direction et un magasin ; Lot 2 :   construction d’un bâtiment scolaire avec une véranda et sans direction; Une entreprise a exécuté les travaux.

 5.1 -  Les travaux de maçonnerie : Les travaux de construction ont effectivement démarré le 19 décembre 2009, par l’installation du chantier, la fabrication des parpaings de douze creux. Pour ce qui est de l’organisation du travail, deux équipes composées chacune de trois maçons ont été déployées simultanément sur les deux sites; les puits pour semelles ont été finalisé par les techniciens de l'entreprise sur le chantier après la réalisation des fouilles en rigole par les membres de la communauté. La construction de la fondation a été faite en parpaings de 15 plein. De même, les longrines et la construction des poteaux ont été réalisées. L’élévation des murs avec les parpaings de 12 creux, la fabrication des claustras et la pose des claustras, le chaînage, la construction des murs pignons ont suivi et les pentes sont réalisées.   

5 .2  -  Les travaux de couverture: Les travaux de couverture ont débuté par le bâtiment avec direction. La couverture a commencé par la fabrication des fermes avec des bois traités au carbonyle ; la couverture en tôles ondulées de 0,25mm est réalisée à 100% sur les deux bâtiments . Les bâtiments une fois construits vont remplacer la paillote qui est actuellement utilisée.

 5 .3  -  L’intervention de la communauté: Les travaux suivants ont été entièrement réalisés par la communauté :  les travaux de terrassements (nettoyage et préparation du site, les fouilles en rigole et en puits pour fondation et poteaux, remblai provenant des fouilles et remblai d'apport

• l’apport de l’eau de gâchage
• l’apport de tout le sable
• la main d'œuvre locale depuis le début jusqu’à la fin des travaux. Les jeunes du village ont été toujours présents pour apporter leur concours à la réalisation des travaux.  

5.4  -  Autres : Au cours de la réalisation des ouvrages, l’AGAIB a organisé des visites de suivi contrôle de chantier. De plus, AGAIB a envoyé une mission pour un essai d’audits des comptes de la communauté. Des observations ont été faites lors de la séance de travail avec les membres de CVD et en présence du consultant indépendant. De plus, le laboratoire de contrôle a exécuté une mission pour faire des investigations sur la qualité des ouvrages.  

VI  -  L’appui  accompagnement de la communauté   

• Pour les travaux de construction : La mise en œuvre des activités du microprojet a été possible grâce à l’organisation de la communauté en groupes de travail à travers l’appui de l'intermédiaire . Les groupes de travail se relayaient au jour le jour pour exécuter les tâches spécifiques : ramassage de sable, et la mise à disposition de la main d’œuvre locale. Tous les matins les femmes remplissent la citerne d’eau en quantité suffisante pour la journée. Grâce à l’appui accompagnement du consultant indépendant, la population a su mobiliser tous les matériaux  locaux pour réaliser les choses. A ce titre, le sable nécessaire, l’eau  et quelques planches pour le coffrage ont été fournis par la communauté. La réalisation des fouilles en rigole a été faite grâce à la mobilisation de la communauté. Les remblais d’apport dans les bâtiments ont été réalisés par la communauté au fur et à mesure de l’évolution de l’élévation des murs. Lors de la couverture des bâtiments, la pose de la charpente a été réalisée grâce à la participation de la communauté.  
• Pour la supervision des travaux: La participation de la communauté a été structurée : un  contrôleur de chantier  de la communauté a été désigné parmi ceux qui ont participé à la formation du comité de gestion ; il existe un magasinier qui fait le contrôle régulier des matériaux ; un groupe de quatre personnes est toujours sur place pour fournir la main d’œuvre  non spécialisée et superviser les travaux avec l’oeil vigilant du contrôleur de chantier.  

6.2  -  La tenue des cahiers de gestion: Le consultant a aidé la communauté à remplir les cahiers de gestion de chantier : journal de caisse, journal de banque, cahier de présence aux activités, cahier des stocks de matériaux. Un cahier  de suivi accompagnement est mis à disposition pour consigner les activités réalisées par le consultant. Il est cosigné par la communauté et  le  consultant.

        6. 3 -   Les réunions publiques et les conseils d’organisation :  Au cours de l’appui le consultant a entretenu les responsables de la communauté sur divers sujets, entre autres, l’enjeu  que revêt la bonne organisation autour  du microprojet en particulier et du PDC en général. A ce  titre, des directives sont régulièrement données à l’ensemble de la communauté et surtout aux membres de CVD pour une meilleure mobilisation en vue de l’appropriation des ouvrages et pour la bonne marche des activités.

 L’une des tâches du consultant est d’accompagner le CVD à rendre compte régulièrement à la communauté de l’utilisation des fonds. Ainsi, trois réunions publiques ont réuni la communauté au cours de la période. Le but des ces réunions est d’informer l’ensemble de la population sur le déroulement des activités afin d’éviter tout soupçon de détournement ou de fraude.

 La première Assemblée Villageoise a eu lieu le 19 janvier  2010  :   

A cette assise, un rappel a été fait sur la démarche entreprise qui a abouti au financement du microprojet, la passation de marché, et la mobilidsation des ressouces nécessaires. Tous les comptes, depuis la vente des DAO (Dossier d'Appel d'Offre) , les niveaux de la contribution de la communauté, le décaissement des fonds de la première tranche, les montants des contrats et du fonctionnement du CVD, ont été portés à la connaissance de tout le monde. Un rapport a sanctionné cette rencontre. Cent soixante dix (170) personnes ont assisté à cette réunion. A cette assise, la population a été sensibilisée sur l’importance de protéger son environnement par la plantation d’arbres. Ainsi,  le CVD a informé les membres de la communauté présente de la nécessité de planter des arbres autour des bâtiments scolaires en construction.  

La deuxième  Assemblée Villageoise  a eu lieu le 12 mars  2010 :   

Au cours de cette assise, la situation financière a été également présentée à la population de Gapé Kové. La situation actuelle du compte du village à la banque UTB à Tsévié a été donnée. La nécessité d’entretenir notre environnement a été discutée : la mise en place d’un dépotoir public a été soule et les emplacements donnés. Des besoins prioritaires sont fait l’objet de discussion : latrines publiques dans le village et au sein de l’établissement scolaire, la fabrication des tables bancs. A ce propos, le CVD a informé la population qu’il a introduit auprès d’AGAIB / RM une demande pour la fabrication des mobiliers pour l’EPP. A cette assise, plus de quatre vingt (80) personnes ont pris part.

 La troisième  Assemblée Villageoise  a eu lieu le 09 avril  2010 :  

Cette réunion a permis de faire une récapitulation des activités réalisées et les dépenses réalisées à ce jour pour l’ensemble des travaux . La photo N°  5 montre une vue partielle des participants à cette réunion. Cette assise a été aussi l’occasion de sensibiliser les participants sur les problèmes de l’environnement essentiellement le réchauffement climatique et les mesures ou comportement à adopter : éviter les feux de brousse, éviter de couper les arbres n’importe comment, planter les arbres. Il est donc prévu d’installer une ceinture verte (d’Eucalyptus et de Teck) autour des bâtiments scolaires.

•  Le renforcement de capacité des membres de CVD et de la communauté

Le renforcement de capacité des membres de CVD, au cours du processus est orienté vers l’acquisition de nouvelles compétences. Dans cette perspective, un certain nombre d’outils a été échangé avec les membres de la communauté essentiellement les membres de CVD. Nous citerons les échanges effectués sur les thèmes suivants:  Comment élaborer les rapports d’activités ; Comment faire le rapport de réunion; Lecture et compréhension des devis ; Evaluation de l’état d’avancement des travaux. Il a été discuté aussi de la mise en place des autres commissions spécialisées non encore installées : il s’agit là de renforcer l’ensemble du CVD en les dotant des autres commissions spécialisées manquantes. Ces échanges ont été faits à travers des réunions

La mobilisation des ressources pour la réparation et l’entretien des ouvrages a été également au centre de discussions. Ainsi, plusieurs propositions ont été faites.  

L’évaluation des travaux et du processus de mise en place des ouvrages :  Cette évaluation a été faite  par les membres de CVD, du Chef de village et d’autres membres de la communauté. (voir Photo 2 :  Séance d’évaluation du processus de mise en place des        nfrastructures avec la communauté - Vue de l’assistance) . 

Cette séance de travail a été l’occasion pour les responsables de se familiariser à un outil simple d’évaluation appelé SEPO (Succès, Echec, Potentialités, Obstacles). Cette grille d’évaluation a permis de relever les manquements et les difficultés rencontrées au cours de l’ensemble du processus (voir Photo 3 : Evaluation du processus de mise en place des infrastructures avec la communauté par SEPO)  ;  Résultat de l’évaluation du processus de mise en place des infrastructures avec

                                                 Photo: 3 Evaluation par la méthode SEPO

A l’issu des travaux actuels, le taux d’avancement des constructions se présente comme suit : - Lot 1 : le bâtiment à trois classes et direction est réalisé à 100% (voir Photo ). - Lot 2 : le bâtiment à trois classes sans direction est aussi réalisé à 100% (voir Photo 5 ). Les réparations sont faites et ont apporté plus de perfection aux ouvrages.

III -  La réception provisoire des ouvrages  

La cérémonie de réception provisoire a eu lieu  dans la communauté. Les personnalités suivantes étaient présentes à cette cérémonie. Du côté d’AGAIB : le coordonnateur, le chargé des infrastructures et des passations de marché.   Au niveau de la communauté : le chef du village, les membres de CVD, le corps enseignant de l’EPP et la population. Photo 4: Cérémonie de réception provisoire : vue partielle de l’assistance).  Un groupe folklorique  en prestation a égayé l’assistance par ses prestations. 

Elle a eu lieu  au sein de la communauté et a connu la participation des membres de la communauté, des enseignants, des élèves et l’entreprise et d’AGAIB. Des observations ont été faites pour la perfection des ouvrages. Les bâtiments ont présenté après quelques mois des fissures et d‘autres imperfections. Etaient présents, les élèves, le corps enseignant (voir photos , ).  La réparation des imperfections Une fois les observations faites en vue de parfaire les ouvrages, l’entreprise a procédé aux réparations. Les membres de CVD ayant constaté ces réparations a saisi AGAIB de l’effectivité des travaux réalisés.  

XI – Difficultés   rencontrées  et  approches  de  solutions

Il est important de souligner que l’approche du PDC a des répercussions positives sur le comportement de la communauté, car c’est l’un des rares projets exécutés dont les bénéficiaires ont été accompagnés de façon soutenue à travers le  suivi. L’organisation du suivi et de l’appui accompagnement a permis aux bénéficiaires d’acquérir des compétences et au consultant d’être en contact avec d’autres expériences ou réalités de groupes de personnes, permettant ainsi un enrichissement mutuel sur le plan de l’apprentissage.